Der Kunde
Effizient und nachhaltig ist das Geschäft der Klett Handels GmbH. Der 2016 von Silvia Knöferl und ihrem Geschäftspartner Christian Klett gegründete Versandhandel vertreibt Büro- und Sprechstundenbedarf für Arztpraxen und medizinische Einrichtungen. Der Anstoß dazu kam von den Arztpraxen selbst: Diese werden täglich von Fahrern des Logistikdienstleisters CMK Logistik, dessen Geschäftsführer Klett ist, besucht, um medizinische Proben abzuholen und ins Labor zu bringen. Warum also nicht gleich auch Büro-, Hygiene- und Reinigungsartikel mitliefern, wenn die Fahrer doch täglich vor Ort sind – so der Wunsch des Praxispersonals. Nach einiger Überlegung entschieden sich Knöferl und Klett, dieser Nachfrage nachzukommen und gründeten dafür ein eigenes Handelsunternehmen.
Die Arztpraxen freuten sich: Sie profitieren von einfachen Bestellprozessen und einer sehr schnellen Lieferung durch einen ihnen bekannten, zuverlässigen und vertrauensvollen Logistikpartner.
Die Herausforderung
Parallel zur rechtlichen Gründung im Frühjahr 2016 machte sich Silvia Knöferl auf die Suche nach einer passenden IT-Lösung, die ihre Unternehmensprozesse zentral abbilden sollte. Da die administrative Geschäftszentrale in Pfedelbach rund 250 Kilometer vom Lager in Breisach entfernt liegt, benötigte sie eine Software, die leicht dezentral zu nutzen ist und keinen infrastrukturellen Aufwand mit sich bringt. Ebenso musste die Lösung die Anforderungen durch die GobD an Datensicherheit, Zugangsschutz und Aufbewahrung erfüllen.
Durch ein regionales Unternehmertreffen erfuhr sie von Exact – empfohlen durch den Exact-Partner Productive Vision aus Bretzfeld. Productive Vision ist ein IT-Dienstleister, der sich auf die Beratung von mittelständischen Unternehmen in Sachen Cloud-Strategie und -lösung spezialisiert hat. Schnell wurde klar, dass Wolf Schumacher, Geschäftsführer von Productive Vision, mit Exact die passende Lösung für die Klett Handels GmbH parat hatte.
Die Lösung
Zum Einsatz kommt die Branchensoftware Exact für Handel. Sie ist eine Handels-Komplettlösung in der
Cloud mit integrierter Finanzbuchhaltung, Lager- und Chargenverwaltung, Warenwirtschaft und einem Kundenmanagementsystem. Exact für Handel richtet sich an kleine und mittlere Handelsunternehmen. Durch das Hosting bei IT-Systems in München und die Zertifizierung nach GobD erfüllt sie alle formalen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz. Die Software lässt sich bequem von überall aus über das Internet auf unterschiedlichen Endgeräten vom klassischen Desktop-PC über das Notebook und Tablet bis hin zum Smartphone nutzen. Die Daten werden dabei sicher verschlüsselt übertragen.“
„Für Handelsunternehmen, die an mehreren Standorten ansässig sind, eignet sich Exact für Handel hervorragend“, weiß Wolf Schumacher aus zahlreichen Projekten. Der Exact-Partner unterstützte seinen Kunden bei der Implementierung und Anpassung der Prozesse.
Kundenvorteile
Mit Exact für Handel steuert Silvia Knöferl heute sämtliche Prozesse – vom Wareneingang im Lager über
die Bestellungen und die Rechnungsstellung bis hin zur Finanzbuchhaltung. Der Bestellprozess ist dabei denkbar einfach: Die Fahrer von CMK Logistik nehmen bei Abholung der medizinischen Proben auch die Bestellformulare entgegen, sammeln diese und faxen sie schließlich zu Silvia Knöferl. Diese generiert mit Exact einen Lieferschein und automatisch eine Rechnung und sendet beides online an die Lagerverwaltung in Breisach. Dort werden die Bestellungen kommissioniert und am Folgetag von den Fahrern mitgenommen und ausgeliefert. Über ein zuverlässiges Netzwerk an Zulieferern kann die Klett Handels GmbH theoretisch über 11.000 Artikel vertreiben. Durchschnittlich 30 Bestellungen verarbeitet sie pro Tag. Auch die Kunden verwaltet Knöferl im integrierten CRM-System von Exact.
Sie profitiert so von einer einheitlichen Datenbasis für sämtliche Prozesse und einem zentralen Zugriff auf diese Daten.
„Exact für Handel erleichtert die tägliche Arbeit enorm“, freut sich Silvia Knöferl. „Die Software ist einfach zu bedienen und erfüllt im Funktionsumfang sämtliche Anforderungen, die wir haben. Sie hilft gerade in der Anfangsphase, schnell in eine Routine zu kommen.“
Fazit und Ausblick
Derzeit macht Silvia Knöferl die Finanzbuchhaltung selbst, exportiert dazu die Daten über einen DATEV-Export und sendet die Exportdatei an den Steuerberater. Zukünftig will sie dieses Vorgehen automatisieren und dafür die Schnittstelle DATEVconnect online nutzen. Damit lassen sich Buchhaltungsbelege und Buchungssätze direkt ohne Export an die DATEV-Software des Steuerberaters übertragen. Darüber hinaus setzt die Geschäftsfrau auf Wachstum: Neben Arztpraxen will sie zukünftig zum Beispiel auch Kliniken bedienen.
„Die Empfehlung von Productive Vision, Exact für Handel einzusetzen, war goldrichtig“, freut sich Silvia Knöferl. „Die Software deckt alle Anforderungen ab, lässt sich einfach erweitern und unterstützt bei der Unternehmensführung. Wir sind mit der Wahl der Software und unseres Partners sehr zufrieden.“